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役立つ情報コーナー。今週は フランチャイズ 法が世界一整備されたアメリカFC業界の歴史を振り返ります。

Matthew Grabell マシュー・グラベル

人事に関する事柄は、全て文書化して企業の身を守る

mgrabell@employeerelationssoulutions.net

人事に関する事柄は、全て文書化して企業の身を守る
企業にとって、人事に関する決定の全記録を取っておくことは、その決定が正当な理由に基づくものであり、差別ではないことを証明する上で、非常に重要である。従業員から訴訟を起こされた際に、企業の主張を裏付ける文書が全く残されていないか、または記録がでたらめであるケースが非常に多い。

企業が自分の身を守り、莫大な費用と労力を要する訴訟を避けるためにも、採用から解雇に至るまでの人事に関する事柄は全て、文書として記録に残すことが望ましい。人事面で注意すべき事項を以下に挙げる。

採用前の面接
採用前の面接では、応募者の人種、性別、宗教、年齢、国籍等に関するメモを残さないこと。

職務内容
各ポジションにつき、正確かつ最新の職務内容を書面で明確に記す。採用が決定したら、職務内容を書面で新社員に渡し、また本社にある当人の人事ファイルにも同様の文書を保管する。職務内容には、具体的な仕事内容、義務、責任を明記する。

勤務評価
勤務評価は、各従業員の職務内容に基づいて行うこと。差別的な評価は避け、正確で事実に基づいた査定を行うようにする。管理職や上司は、従業員に具体的な評価を与え、評価が芳しくない場合や改善が必要な場合は、その事実を当人に正確に伝えるようにする。

懲戒処分
従業員の成績不振や懲戒処分については、必ず書面にて記録を残し、従業員には書面で通知し、また人事ファイルに関連文書を保管すること。従業員には、通知を受け取ったという受領書に署名してもらうことが望ましい。口頭でのやり取りだけでは不十分である。

苦情に対する対応 雇用主には、従業員から嫌がらせ等の苦情が上がった場合には、直ちに調査を行い、しかるべき処分を行う義務がある。雇用主が嫌がらせについての苦情を真剣に受け止めず、対応が後手に回り、後で問題になることが多い。

解雇
従業員を解雇する際には、事実を明確に伝え、解雇理由を必ず文書化すること。従業員には解雇通知を渡し、解雇の理由をはっきりと伝えることで、差別ではないかという憶測や誤解が生じないように予防線を張る。ショックを和らげるために事実を伏せることは得策ではない。